Wellbeing w praktyce – systemy, które porządkują biuro i uspokajają głowę

W pracy spędzamy dużą część życia – nie ma co do tego wątpliwości. Dlatego coraz częściej patrzymy na biuro nie jak na miejsce, gdzie po prostu „robi się swoje”, ale jak na przestrzeń, która wpływa na nasz nastrój, koncentrację i zdrowie. Pojawia się wtedy pojęcie wellbeing – rozumiane nie jako dodatek do pracy, ale jej ważny fundament. To podejście holistyczne, w którym liczy się i ciało, i głowa. Bo trudno o efektywność, jeśli boli kręgosłup, hałas rozprasza, a ciągły stres nie daje złapać oddechu. Wellbeing w pracy to troska o to, żeby można było działać w skupieniu, odpocząć wtedy, kiedy trzeba, i wracać do obowiązków bez napięcia, z poczuciem równowagi.

Nie trzeba jednak wielkich rewolucji, żeby przestrzeń zaczęła działać na naszą korzyść. Czasem wystarczy kilka dobrze przemyślanych elementów, które wprowadzą więcej spokoju, porządku i elastyczności do codziennej pracy. Warto przyjrzeć się rozwiązaniom, które do tej pory kojarzyły się głównie z wydarzeniami czy przestrzenią ekspozycyjną – bo właśnie tam kryje się spory potencjał do wykorzystania w biurze.

Zamiast stawiać w biurze stałe ściany albo dzielić przestrzeń na sztywne boksy, lepiej sięgnąć po coś, co można łatwo przestawić, gdy zmienią się potrzeby. Ścianki modułowe czy kasetony reklamowe bez podświetlenia z nadrukiem świetnie sprawdzają się tam, gdzie przyda się odrobina podziału – ale bez zamykania ludzi w osobnych „klatkach”. Można nimi zaznaczyć granicę między strefą pracy a miejscem do odpoczynku, oddzielić jeden dział od drugiego albo stworzyć tło do spotkań zespołowych. Nie odcinają świata, tylko porządkują przestrzeń wizualnie. Do tego wyglądają dobrze – grafika może nawiązywać do identyfikacji wizualnej firmy, sezonu albo po prostu poprawiać nastrój. A jeśli coś się zmieni? Wystarczy przesunąć, wymienić grafikę, dostosować do sytuacji. Estetyka i elastyczność idą tu w parze.Flex

Są momenty, kiedy potrzebna jest cisza. Kiedy wideokonferencja nie powinna przeciekać do reszty zespołu, a głowa domaga się spokoju, żeby napisać raport albo przeprowadzić ważną rozmowę. Z pomocą przychodzą konstrukcje modułowe z możliwością montażu drzwi – czyli lekkie, ale zamykane pomieszczenia, które można postawić w środku biura. To nie są klaustrofobiczne boksy – raczej małe kabiny, które w ciągu jednego dnia mogą stać się salą spotkań, pokojem do rekrutacji albo strefą „silent room”. W przeciwieństwie do stałej zabudowy można je łatwo zdemontować lub przearanżować, gdy zmienią się potrzeby zespołu. Można też ich użyć do budowy minibiura na potrzeby stanowiska innego od wszystkich np. informatyka.

Światło ma ogromny wpływ na to, jak się czujemy w danym miejscu. Nowoczesne kasetony z logo to prosty sposób, by wprowadzić przyjemne, rozproszone oświetlenie i jednocześnie nadać wnętrzu charakteru. Wypełnione grafiką na tkaninie, mogą przedstawiać naturę, cytat, wzór geometryczny albo po prostu brandową ilustrację. Dobrze wyglądają w recepcji, nad aneksem kuchennym albo w strefie chilloutu – tam, gdzie światło powinno sprzyjać wyciszeniu albo budować pozytywne skojarzenia z marką. Dzięki temu, że kasetony można montować zarówno na ścianach, jak i jako elementy podwieszane, są bardzo uniwersalne – i naprawdę robią różnicę w odbiorze biura.

Nie każde spotkanie wymaga sali konferencyjnej i krzeseł ustawionych w rzędzie. Coraz częściej firmy wybierają mniej formalny sposób pracy zespołowej – szybkie podsumowanie dnia, przegląd tablicy kanban, omówienie pomysłów przy porannej kawie. Pufy i miękkie siedziska sprawiają, że takie spotkania zyskują bardziej partnerski charakter. Nie trzeba siadać sztywno przy stole – można usiąść na wygodnym beanbagu, z notatnikiem na kolanach i kubkiem herbaty w ręce. Dodatkowo takie meble świetnie funkcjonują w przestrzeniach do odpoczynku – wystarczy kilka minut na wygodnym siedzisku, żeby naładować baterie przed kolejnym zadaniem.

Przerwa w pracy to ważna część dnia – i nie chodzi tylko o obiad. Czasem wystarczy chwila na świeżym powietrzu, by złapać dystans i wrócić z nową energią. W biurach, które mają dostęp do tarasu, patio czy choćby kilku metrów przed wejściem, warto stworzyć mini-strefę wypoczynkową. Leżaki z logotypem firmy lub neutralną grafiką to lekki, a przy tym bardzo funkcjonalny sposób na zaaranżowanie przestrzeni do relaksu. W takich miejscach często gromadzą się też osoby palące – dzięki leżakom ta część biura zyskuje uporządkowany i bardziej przyjazny charakter. To też dobry sygnał: wiemy, że różni pracownicy mają różne potrzeby – i jesteśmy na to gotowi.

W każdej firmie jest coś do zakomunikowania. Terminy, zmiany, wydarzenia, cele kwartalne albo po prostu: „Dzień dobry, fajnie, że jesteś!”. Zamiast przyklejać kartki do ściany, warto zainwestować w kasetony z grafiką, które można podwiesić lub zamontować na stałe. To znacznie bardziej estetyczne rozwiązanie, a dodatkowo – dużo wygodniejsze w obsłudze. Wymiana grafiki zajmuje kilka minut, nie zostawia śladów, a komunikaty są lepiej widoczne. Można je dostosować do działu, sezonu, akcji CSR lub kampanii employer brandingowej. Biuro z takimi elementami wygląda profesjonalnie i spójnie – nawet gdy coś się w nim zmienia.

Czasem w biurze trzeba coś zakomunikować szerzej: nowa strategia, powitanie nowej osoby, prezentacja wyników. Zamiast organizować spotkanie „na stojąco” między biurkami, można przygotować prostą, ale efektowną mini-scenę. Trybunka pełni wtedy rolę pulpitu – daje osobie prowadzącej poczucie kontroli nad przestrzenią, umożliwia odkładanie materiałów, a jednocześnie wygląda profesjonalnie. W połączeniu z mobilną ścianką z nadrukiem w tle tworzy coś na kształt firmowego „cornera” do wystąpień. Bez potrzeby rezerwowania sali, ustawiania projektora czy wpinania się w sufit. I co ważne – można go złożyć w kilka minut.

Największą zaletą tych wszystkich rozwiązań jest ich zmienność. Firmy rosną, działy się reorganizują, a biura służą na zmianę do pracy cichej, spotkań i integracji, warto mieć narzędzia, które nie ograniczają. Ścianki można łatwo przesunąć, grafikę wymienić na inną, trybunkę rozłożyć tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebna. Nie chodzi o to, żeby zamieniać biuro w showroom, ale żeby świadomie budować przestrzeń, która reaguje na to, co akurat dzieje się w firmie. A to, paradoksalnie, jest dziś największym luksusem.