Planujesz event plenerowy? Dobrze się do niego przygotuj. Jako organizator musisz zadbać nie tylko o atrakcje, jedzenie czy leżaki reklamowe. Jeśli twoje wydarzenie kwalifikuje się jako impreza masowa, spoczywają na tobie dodatkowe obowiązki. Oto garść wskazówek, dzięki którym zadbasz o bezpieczeństwo, dobrą organizację i skuteczną promocję.

Sezon outdoorowy to czas, kiedy marki ruszają w teren. Koncerty, festyny, eventy firmowe czy wydarzenia sportowe to nie tylko świetna sposobność do dobrej zabawy w otoczeniu przyrody, ale też na działania promocyjne. Musisz zadbać nie tylko o leżaki reklamowe z logo, organizację atrakcji czy dobre oznakowanie terenu. Zobacz, na co jeszcze należy zwrócić uwagę, aby przygotować udane wydarzenie.

Impreza zwykła czy masowa, czyli formalności przede wszystkim

Zanim przystąpisz do jakichkolwiek działań organizacyjnych, ustalmy coś na wstępie - czy twój event plenerowy to impreza zwykła, czy masowa? Rozstrzygnięcie tej kwestii determinuje, jakich formalności  musi dopełnić organizator. Przyjrzyjmy się zatem, jak ustawodawca definiuje wymienione wcześniej typy imprez.

Impreza masowa

Jak czytamy na stronach rządowych, jako impreza masowa będzie traktowane każde wydarzenie o charakterze rozrywkowym, artystycznym czy sportowym, w którym bierze udział ustawowo określona, znaczna liczba osób. Jeśli na twoim wydarzeniu na świeżym powietrzu pojawi się 1000 osób lub więcej, impreza jest kwalifikowana właśnie jako masowa. W związku z tym konieczne jest dopełnienie poniższych obowiązków:

• uzyskanie pozytywnych opinii od lokalnych jednostek policji, straży pożarnej, sanepidu oraz pogotowia ratunkowego, które potwierdzą należyte zabezpieczenie terenu imprezy.

• Na podstawie powyższych opinii możesz następnie ubiegać się o pozwolenie na organizację imprezy masowej. Taki dokument może wystawić prezydent miasta, burmistrz lub wójt gminy.

• Jeśli planowana impreza masowa będzie odbywać się na terenie przygranicznym, należy o niej poinformować o niej lokalną jednostkę Straży Granicznej. Podobnie, jeśli teren sąsiaduje z obszarami wojskowymi, zgłoś się również do terenowej jednostki Żandarmerii Wojskowej.

Ponadto ustawodawca zobowiązuje organizatorów imprezy do rozpoczęcia powyższych czynności formalnych na 30 dni przed planowaną datą wydarzenia.

Impreza zwykła

Czynnikiem, który odróżnia imprezę zwykłą od masowej, jest liczba uczestników. Jako zwykłe wydarzenie na świeżym powietrzu potraktujemy zatem event, w którym udział będzie brać mniej niż 1000 osób. Ponadto zaliczymy tu także imprezy plenerowe organizowane na terenie prywatnym, do którego nie mają dostępu osoby postronne. Imprez zwykłych nie trzeba zgłaszać w urzędach, a podstawą ich organizacji są umowy między organizatorem, a właścicielem terenu.

Wybierz miejsce adekwatne do charakteru eventu

Pobliże plaży, miejski park czy nadrzeczne bulwary - miejsca tego typu świetnie sprawdzają się na organizację najróżniejszych imprez. Pamiętaj jednak, że plener, w którym odbywać się będzie całe przedsięwzięcie, musi być przede wszystkim bezpieczny. Ponadto miej na uwadze dobry dojazd i komunikację miejską, miejsca parkingowe czy dostęp do źródeł zasilania.

Przygotuj się na niekorzystne warunki atmosferyczne

Chociaż nie mamy zasadniczo na warunki atmosferyczne, możesz chociaż częściowo przygotować się na zmienną pogodę. Zdecydowanie warto zaopatrzyć się w namioty reklamowe. Sprawdzą się świetnie jako osłona dla ważnych punktów wydarzenia np. eventowej restauracji czy strefy gastronomicznej, punktu odbioru pakietów startowych lub strefie zabaw dla dzieci. Punktem obowiązkowym takich namiotów jest naturalnie nadruk z logo lub firmową grafiką. W ofercie adsystem znajdziesz różne namioty - modele ekspresowe, namioty dmuchane czy Vario Tent. Ich zastosowanie wesprze organizację wydarzenia od strony praktycznej i dodatkowo poprawi efektywność działań reklamowych.

Zorganizuj atrakcje i jedzenie

Jeśli twój event nie odbywa się w pobliżu restauracji, zdecydowanie zadbaj o ofertę gastronomiczną. Nowoczesnym i chętnie wybieranym rozwiązaniem przy wielu imprezach w plenerze, jest zaproszenie foodtrucków z różnymi specjałami. 

Oznakowanie wydarzenia

Kolejnym elementem na liście "to do" przed organizacją imprezy plenerowej, jest odpowiednie oznakowanie wydarzenia. Dzięki temu impreza w plenerze będzie widoczna z daleka, co pozwoli uczestnikom w łatwiejszym dotarciu na miejsce. Ponadto za pomocą elementów reklamowego oznakowania terenu wyeksponujesz ważne punkty na mapie wydarzenia i w ten sposób ułatwisz komunikację na miejscu. Co więcej, możesz dodatkowo promować swoją markę i umocnić jej wizerunek w świadomości odbiorców.

Warto postawić na flagi i windery na wysokich masztach. Dobrym uzupełnieniem mogą być także pneumatyczne słupki reklamowe. Jeśli organizujesz wydarzenie sportowe, warto sięgnąć po bramy reklamowe, które można ustawić na mecie zawodów. 

Co ciekawe, dobrym sposobem na podkreślenie szczególnie ważnych punktów na mapie eventu, może być namiot reklamowy. Model adTent V, czyli nasza ostatnia nowość, to produkt, którego naczelną funkcją jest właśnie wyeksponowanie umieszczonych pod nim przedmiotów. Konstrukcja namiotu zwraca uwagę, więc jeśli w trakcie promocji chcesz dodatkowo wzmocnić swoje działania promocyjne, to będzie świetny trop. Co ważne, namiot to konstrukcja stałociśnieniowa, która posiada specjalne zabezpieczenia, dzięki którym powietrze z niej nie uchodzi. W efekcie w trakcie trwania eventu nie musisz się martwić o stabilność namiotu.

Zaopatrz się w meble eventowe

Imprezy w plenerze rządzą się swoimi prawami i jedną z niepisanych zasad takich eventów, jest strefa chilloutu. Oznacza to, że następny element na twojej liście to zapatrzenie się w leżaki reklamowe oraz inne meble eventowe z własnym nadrukiem np. z logo. Dlaczego warto postawić na takie elementy? Nadruki na leżaku czy innym meblu będą dodatkowym elementem lokującym twoją markę. Co więcej, osadzenie symboli firmowych w otoczeniu strefy relaksu, może wywoływać pozytywne skojarzenia. 

W sezonie imprez outdoorowych leżak reklamowy to element obowiązkowy. Dobrze zaopatrzyć się w solidny zapas leżaków, zwłaszcza jeśli spodziewasz się sporej frekwencji. W ofercie adsystem znajdziesz leżaki wykonane z drewna bukowego, na których możesz umieścić swoje logo lub firmowe grafiki. Siedziska posiadają trójstopniową regulację wysokości oparcia, dlatego można z łatwością dostosować je do swoich potrzeb. W naszym sklepie dostępne są także pufy i siedziska eventowe.

W produkcji naszych leżaków, mebli eventowych i wszystkich innych produktów, dbamy o trwałość nadruku. Dzięki temu będą ci służyć w dobrym stanie podczas kolejnych imprez plenerowych. Co ważne, tkanina jest impregnowana, więc nie chłonie wilgoci. Dlatego nawet jeśli warunki atmosferyczne okażą się niesprzyjające, wodoodporna tkanina sprawi, że pufy, siedziska, leżaki reklamowe czy słupki przetrwają deszcz w dobrym stanie.

Zadbaj o promocję w social mediach

Leżak ogrodowy z nadrukiem z logo, namiot i pozostałe elementy promocyjne na nic się zdadzą, jeśli wcześniej nie poinformujesz odbiorców o organizowanym evencie. Pamiętaj, że jeśli utworzysz wydarzenie na Facebooku, koniecznie upewnij się, czy jest ono widoczne dla wszystkich, czy jedynie dla zaproszonych osób. Miej na uwadze opisane w jednym z powyższych paragrafów wytyczne odnośnie imprez masowych i zwykłych. Nie chcesz wszak, żeby wydarzenie wymknęło się spod kontroli.

Pamiętaj o udokumentowaniu wydarzenia

Jak widzisz, organizacja imprezy plenerowej wymaga wielu przygotowań. Zadbaj zatem, żeby całość została dobrze udokumentowana, co zapewni ci content na stronę firmową oraz kanały w social mediach. Zdjęcia i filmy z uśmiechniętymi ludźmi bawiącymi się na wydarzeniu w otoczeniu flag z firmowym logo czy odpoczywających na leżakach z brandowym nadrukiem to świetny materiał promocyjny. Co ważne, pamiętaj, że w przypadku imprez, na których jest wiele osób, nie musisz każdej z nich prosić o zgodę na publikację wizerunków. Ustawodawca przewidział wyjątek w prawie o ochronie wizerunku - jeśli sportretowana osoba stanowi jedynie wycinek większej całości, bez obaw możesz opublikować kadr czy film w swoich firmowych profilach.