Kim jest event manager i jak może pomóc Twojej firmie?

Organizacja wydarzeń jest ciekawą, ale intensywną i skrupulatną pracą, wymagającą dobrego zorganizowania, kreatywności oraz umiejętności pracy pod presją czasu. Event manager jest uosobieniem tych cech, a jego zadaniem jest zorganizowanie jak najlepszego eventu, według wytycznych klienta. Nawet, jeśli efekty takiej pracy można oglądać tylko przez jeden wieczór, to praca event managera zaczyna się zazwyczaj już kilka tygodni, a nawet miesięcy, wcześniej. Dlaczego warto skorzystać z jego usług?

Być może masz doświadczenie we współpracy z event managerem lub samodzielnie zajmujesz się organizacją wydarzeń. Jeśli tak, to wiesz, że obowiązki event managera są szerokie i zależą od typu danego projektu – przykładowo może to być impreza firmowa, koncert, targi branżowe, wystawy, jubileusze czy gale. Praca event managera wymaga odpowiedzialności za każdy szczegół wydarzenia, o którym osoba na tym stanowisku musi pomyśleć już na wczesnym etapie organizacji.

Propozycje miejsc, w którym może odbyć się impreza, atrakcji czy menu event manager ustala ze zleceniodawcą, uzgadniając też kosztorys. Po zatwierdzeniu propozycji rozpoczyna się proces, który trwa często nawet kilka miesięcy. Jest to czas na zbieranie wycen, podpisywanie umów z podwykonawcami, ustalanie szczegółów dotyczących oprawy muzycznej, cateringu oraz odpowiedniej przestrzeni dla uczestników czy wystawców, namiotów reklamowych i innych nośników tego typu. Podczas samego wydarzenia praca event managera często trwa od samego rana do późnych godzin nocnych, musi on bowiem pilnować prawidłowego przebiegu imprezy i szybko reagować na sytuacje nieprzewidziane.

Jak już wiesz, obowiązki event managera różnią się w zależności od organizowanego wydarzenia. Można jednak wymienić kilka pozycji, które pojawiają się najczęściej:

• stały kontakt ze zleceniodawcą, działanie według wytycznych;

• znalezienie propozycji miejsc, w których może odbyć się event, kontakt z placówkami oraz zebranie ofert;

• przygotowanie kosztorysu i planu wydatków zgodnie z ustalonym budżetem;

• kontakt ze sprawdzonymi podwykonawcami (doświadczony event manager ma wartościowe kontakty i dobrze zna firmy produkujące najlepsze jakościowo materiały czy usługi w korzystnych cenach);

• zebranie wycen na zamówienie przydatnych podczas eventu <a href="https://adsystem.pl/stoiska-targowe-wystawowe">systemów wystawienniczych</a>, plannerów, ozdób i dekoracji;

• podpisywanie umów oraz dbanie o terminowość;

• tworzenie harmonogramów i planów przebiegu wydarzeń (w pracy event managera bardzo ważne jest, by być przygotowanym na różne okoliczności, nierzadko mając w zanadrzu „plan B”).

Być może zastanawiasz się co robi event manager po zakończonym wydarzeniu i kiedy tak naprawdę kończy się jego praca. Wbrew pozorom wcale nie w momencie zakończenia imprezy. Obowiązki event managera sięgają dalej, ponieważ całe wydarzenie trzeba jeszcze podsumować, sporządzić ostateczny kosztorys oraz dopilnować kwestii finansowych. Event manager często też musi poczekać na zdjęcia od fotografa relacjonującego wydarzenie, wybrać najlepsze ujęcia i przekazać je zleceniodawcy.

W zależności od rodzaju planowanego wydarzenia, event manager pomoże Ci zadbać o kwestie formalne, dopilnuje, aby o niczym nie zapomnieć i będzie czuwał nad prawidłowym przebiegiem eventu. Jeżeli chcesz zorganizować imprezę integracyjną dla pracowników swojej firmy, event manager pomoże Ci znaleźć sprawdzonego DJ’a, wybrać menu i kartę drinków oraz podpowie, gdzie w atrakcyjnej cenie zamówić dekoracje i upominki dla gości.

Natomiast w sytuacji, gdy potrzebujesz pomocy przy organizacji bardziej formalnego wydarzenia, jak np. targi branżowe, mieszkaniowe czy pokazy produktów, praca event managera będzie polegała również na rozplanowaniu kwestii logistycznych, w tym rozmieszczenia systemów wystawienniczych. Taki specjalista doradzi Ci, u którego producenta najkorzystniej jest zamawiać dobrej jakości meble i ścianki reklamowe, stoiska, roll-upy czy całe zabudowy targowe. Można powiedzieć, że do obowiązków event managera zalicza się zdobywanie wartościowych kontaktów do podwykonawców, dlatego współpracując z doświadczonym event managerem, możesz mu w tej kwestii zaufać. Dzięki takim podpowiedziom będziesz mieć pewność, że rozsądnie wydajesz pieniądze, a efekty końcowe będą satysfakcjonujące zarówno dla Ciebie, jak i dla uczestników wydarzenia.

Chcąc krótko wyjaśnić kim jest event manager, najprościej powiedzieć, że jest dobrze zorganizowanym, kreatywnym i kontaktowym organizatorem, który na celu zawsze ma to, by zleceniodawca oraz goście wydarzenia byli z danego eventu maksymalnie zadowoleni, zapamiętując go na długo. Niewątpliwie, praca event managera nie należy do najłatwiejszych, ale współpracując z doświadczoną i pomysłową osobą, jest duża szansa, że efekty przerosną Twoje oczekiwania.