Our road to Ultrace 2025 – how we created an exceptional VIP zone

Dwa dni eventu. Pięćdziesiąt tysięcy odwiedzających. Trzy projekty. Sto metrów kwadratowych zagospodarowania. Pierwsza taka strefa VIP.

Ultrace 2025 zbliżało się wielkimi krokami, a my w adsystem czuliśmy, że to będzie wydarzenie, które wyznaczy nowe standardy w naszej pracy. To święto pasji, prędkości, driftu i tuningu, które przyciąga tysiące fanów i profesjonalistów z całej Europy. A my mieliśmy zaszczyt być tam jako wspierający partner festiwalu.

Zaczęło się od planu – jak stworzyć przestrzeń, która będzie nie tylko komfortowa i elegancka, ale także nawiąże do motoryzacyjnego ducha Ultrace. Modułowa zabudowa targowa mFrame, której na co dzień używamy w różnych projektach wewnętrznych, została częściowo zaadaptowane do tego wyjątkowego eventu. Naszym głównym celem stało się zbudowanie dwupoziomowej strefy VIP z kilkumetrowym ekranem Video Wall, na którym wyświetlane miały być visuale Ultrace.

Mieliśmy tylko 5 dni na budowę, choć cały projekt zaczął się już dwa miesiące wcześniej, gdy Ultrace 2025 podpisało z nami umowę. Stworzyliśmy serię wizualizacji 3D i projektów tak, aby klient zobaczył potencjalną budowlę. Każdy element musiał być idealnie dopasowany – od totemów informacyjnych, przez stoisko adsystem z Toyotą, aż po strefę driftu. Wiedzieliśmy, że to będzie nasza pierwsza współpraca z tak dużym wydarzeniem, a zarazem wyzwanie, które skupi wszystkie nasze umiejętności i doświadczenie. 

Jednym z największych wyzwań okazał się dach na piętrze naszej dwupoziomowej strefy VIP. System mFrame nie jest przeznaczony do pracy w trudnych warunkach zewnętrznych, a Ultrace odbywało się na otwartej przestrzeni, na wietrznej Arenie Tarczyński. Na dodatek to była pierwsza taka konstrukcja, więc nikt z nas nie miał wcześniej doświadczenia z takim rozwiązaniem.

Zdecydowaliśmy się podjąć wyzwanie i testować, jak systemy poradzą sobie na zewnątrz. Dzięki pomysłom działu produkcyjnego powstał prototyp dachu podparty na słupie, a cała konstrukcja była dociążona wodnymi mauzerami w razie trudnych warunków pogodowych. Miejscami zastosowaliśmy nadruki z materiału przeznaczonego na outdoor, aby wzmocnić wodoszczelność konstrukcji. Musimy przyznać, że efekt końcowy zdał test – strefa VIP była nie tylko stabilna, ale również robiła ogromne wrażenie na wszystkich gościach.

Jako partner eventu otrzymaliśmy swoją przestrzeń do zagospodarowania na evencie. W samym sercu naszego stoiska pojawiła się Toyota Supra – motoryzacyjna ikona, która miała przyciągać wzrok i wywoływać silne emocje. 

Wiedzieliśmy, że to wielki projekt, który wymaga odpowiedniej oprawy. Ponownie wykorzystaliśmy systemy mFrame, aby stworzyć przestrzeń, która nie tylko eksponowała Suprę, ale również nawiązywała do dynamiki całego eventu i prezentowanego modelu. Ekran wideo na stoisku pokazywał najnowsze osiągnięcia Toyoty, a cała aranżacja była niepowtarzalna, interaktywna i dynamiczna – jak sama Toyota.

Na evencie wyznaczono strefy do różnych aktywności: od odbioru opasek VIP, przez strefę driftu, po galerię sztuki związaną z samochodowymi częściami. W tych miejscach nasz partner zażyczył sobie rozstawienie totemów informacyjnych. Stworzyliśmy je z systemu CTF i dociążyliśmy wodnymi mauzerami. W efekcie wyraźnie zaznaczyliśmy kluczowe punkty dla informacji odwiedzających.

Kiedy po raz pierwszy zobaczyliśmy naszą strefę na żywo, nie mogliśmy uwierzyć, że to, co stworzyliśmy, naprawdę stało się częścią Ultrace 2025. Dwa dni pełne driftu, potężnych maszyn i niesamowitych emocji – a w tym wszystkim nasza strefa VIP, która stała się jednym z najczęściej odwiedzanych miejsc na całym wydarzeniu.

Ultrace 2025 to wydarzenie, które na zawsze zapisze się w naszej historii, a my już planujemy, co zrobimy następnym razem!